Svakome od nas – ili gotovo svakome – dogodilo se da je u nekom trenutku imao barem jednu e-poštu na koju je već trebao odgovoriti – jučer, prije tjedan dana, čak i prije mjesec dana.

Stalno zaboravljamo na neke poruke. Prisjetimo ih se navečer, prije spavanja, i samo sebi obećamo kako ćemo sutra ujutro odmah odgovoriti na takve poruke. I ujutro to opet ne učinimo.

I tako vrijeme prolazi… Prije nego što se snađemo, suočeni smo sa situacijom u kojoj nam je gotovo neugodno odgovoriti. Nije li jednostavnije pretvarati se da je poruka završila u sandučiću za spam? Nije!

Kako bismo si konačno bar malo olakšali pisanje te e-pošte, Aja Frost je na portalu The Muse navela nekoliko savjeta i primjere e-poruka koje će spasiti vaš profesionalni ugled i pomoći vašem primatelju da bolje razumije kašnjenje.

Kako se ispričati za kasni odgovor na e-mail

Nakon što odlučite stvarno odgovoriti na zanemarenu poruku (a trebali biste), tri su osnovna koraka koja biste trebali slijediti.

Priznajte pogrešku i ispričajte se zbog kašnjenja

Iako bi moglo biti primamljivo zanemariti činjenicu da su prošla dva tjedna otkako ste se trebali javiti nekome i odmah odgovoriti, i vi i vaš primatelj znate da ste zakasnili. Jasno dajte do znanja da ste pogriješili što ste to odgodili i recite da vam je žao. To će vam pomoći da očuvate svoj ugled i odnose i dati vašem primatelju do znanja da smatrate važnim odgovoriti na njegovu poruku.

Razmotrite trebate li navesti razloge kašnjenja

Razmislite o tome ima li smisla da navedete razlog za svoje kašnjenje. Na primjer, ako vam je poruka bila posebno važna i željeli ste odvojiti vrijeme da promišljeno odgovorite.

Ako odlučite navesti razlog, ne morate objašnjavati detalje. Neka taj dio odgovora bude kratak. I ne trebate objašnjavati više od onoga što vam odgovara. Dakle, izostavljanje razloga i navođenje “osobne situacije” valjani su izbori.

Odgovorite na izvorni zahtjev ili pitanje i/ili ih ažurirajte ako se situacija promijenila

Pokažite osobi koja vam se obratila da vam je stalo do nje tako što ćete dati sve od sebe da pružite informacije ili pomoć koju su tražili, čak i ako je malo kasno. Ako njihova e-pošta više nije relevantna, objasnite zašto je tako i ako je moguće ponudite im pomoć na neki drugi način.

Ovo je nekoliko primjera odgovora u uobičajenim situacijama koji vam mogu pomoći prilikom pisanja vlastitih odgovora na “zaboravljene” poruke.

Primjer odgovora na “prijateljske” poruke koje tehnički ne zahtijevaju odgovor

Zaista je lako odugovlačiti s odgovaranjem na takve e-poruka, jer vaše svakodnevne obaveze obično imaju prednost. Ali, bolje je poslati kasni odgovor nego ga uopće ne poslati. Samo se pobrinite da se iskreno ispričate i dokažite da ste, unatoč kašnjenju s odgovorom, zainteresirani za život druge osobe.

Bok Ana,

Puno ti hvala na poruci prošlog mjeseca! Da, za naš tim je vrlo uzbudljivo da smo dobili taj posao. Otkako se to desilo, kod nas je ludnica i to je razlog zašto toliko kasnim s odgovorom na vašu e-poštu. (Ispričavam se!) Vidio sam da je i vaša tvrtka nedavno objavila da pokreće novi marketinški projekt. To je sjajno, čestitamo! Kako vam ide?

Hvala vam još jednom i nadam se da ćemo se uskoro vidjeti na nekoj drugoj konferenciji.

Srdačan pozdrav, Ema

Primjer odgovora na poruku u kojoj se od vas nešto tražilo

Ponekad vas netko zamoli za pomoć ili informacije, a vi zaboravite odgovoriti (ili to odgodite jer nikad nije pravo vrijeme). Možda se osjećate krivim zbog toga, ali možete se iskupiti tako što ćete osobi naknadno ponuditi pomoć, ako ste u takvoj mogućnosti.

Dragi Josipe,

Prošlog mjeseca ste me pitali poznajem li nekoga tko je radio u agenciji XXXX. Ispričavam se što nisam ranije odgovorio! Trebate i još uvijek kontakt u agenciji? Upravo sam pregledao svoje kontakte i pronašao nekoliko ljudi koji bi mogli pomoći. Javite mi ako želite da vas povežem s njima.

Ako postoji još nešto što mogu učiniti za vas, samo pitajte. Obećavam da ću sljedeći put nastojati biti brži!

Karlo

Primjer odgovora u kojem se priopćavaju loše vijesti

Nevjerojatno je lako odgoditi odgovor u kojem treba priopćiti loše vijesti. I pronaći milijun razloga da pričekate još jedan dan ili tjedan. Međutim, na kraju morate presjeći i odgovoriti.

Draga Marijana,

Nadam se da ti je dobro i da je tvoj zadnji semestar na fakultetu sjajno počeo. Najiskrenije se ispričavam što se nisam ranije javio oko potencijalnog stažiranja.

Nažalost, razmotrili smo proračun i utvrdili da ove godine nemamo prostora za pripravnika. No, s obzirom na tvoj talent i motivaciju bit će mi zadovoljstvo da razgovaram s nekim od svojih znanaca u drugim fintech tvrtkama koje možda traže pripravnicu. Javi ako su zainteresirana za takvu mogućnost.

Srdačan pozdrav, Luka

Primjer općenitog zakašnjelog odgovora

Za sve ostale poruke na koje ste zakasnili odgovoriti možete koristiti ovu općenitu šprancu kao početnu točku.

Dragi Igore,

Dok sam pregledavao svoje nacrte, shvatio sam da nikada nisam odgovorio na vaše pitanje o tome koje podatke želim da dodate alternativnom prijedlogu plana za treće tromjesečje. Iskreno mi je žao zbog ovog propusta – ubuduće ću svakako pažljivije provjeriti jesam li odgovorio na sve poruke kako se to ne bi ponovilo.

Nakon sastanka s razvojnim timom prošlog tjedna, odlučili smo ipak krenuti naprijed s originalnim planom za treći kvartal.

Još jednom se ispričavam, Zlatko

Za kasno odgovaranje na e-poštu uvijek je potrebno malo volje. Ali osjećat ćete se bolje kada to učinite.

A sada kada imate ove savjete i primjere, nema izgovora da ne pritisnete “pošalji”.

tockanai.com / Manager.ba