KLJUČNA VJEŠTINA VOĐENJA
Umjetnost delegiranja 
Manager 22 rujna, 2023

 

Delegiranje je ključno za povećanje produktivnosti i očuvanje mentalnog zdravlja kad su rokovi kratki, a količina posla velika 

 

Poduzetnici, menadžeri, vođe timova, svi su u sličnoj poziciji – ako se ne nauče delegirati, zadavati odgovornosti podređenima, propast će.

Osnivač AudienceBlooma Jayson Demers piše za Inc. o svojim iskustvima s delegiranjem. “Delegiranje je ključno za maksimizaciju vaše produktivnosti i očuvanje mentalnog zdravlja kad su rokovi kratki, a količina posla velika. Problem je u tome što većina poduzetnika ne zna učinkovito delegirati ili ne delegiraju zadatke ako nisu primorani.”

Za Demersa je delegiranje vještina, što znači kako se može svladati vježbom. Predlaže nekoliko strategija.


1. Naučite se pustiti posao

Novopečeni šefovi najčešće imaju problem s prepuštanjem svog posla drugima. Nekad su toliko posvećeni te ne žele pomoć drugih. Ili se boje kako nitko drugi nije sposoban obaviti posao umjesto njih.

Bez obzira na razlog, prvo moraju naučiti pustiti stvari iz svojih ruku. Trebaju početi od malih stvari, povjeravati manje zadatke, i polako napredovati. Kad upoznaju tim bolje i kad se razvije uzajamno povjerenje, shvatit će kako moraju prepustiti posao svojim ljudima kako bi svi zajedno uspjeli.


2. Uspostavite sustav prioriteta

Dio procesa "prepuštanja" je uspostava sustava prioriteta. Kakav će on biti ovisit će od ekspertize šefa, industrije i vrste posla kojom se njegov tim bavi, ali trebale bi postojati barem četiri kategorije obzirom na količinu truda i stupanj vještina koji su potrebni. Zadatke iz najviše kategorije trebaju rješavati sami, dok niže kategorije trebaju delegirati. Količina truda je važna – primjerice, delegirajući zadatak za koji treba malo vještine ali puno truda, uštedjet će puno vremena.


3. Prilagodite se jakim stranama svojih radnika

Vođe moraju naučiti sve o svojim ljudima. Moraju poznavati njihove jake i slabe strane, kao i trenutnu te potencijalnu razinu vještina. 
Delegirati poslove treba osobama koje imaju najviše relevantnih vještina za pojedini zadatak. Doima se očito, ali mnogi delegiraju onima koji imaju najmanje posla ili koji jednostavno nalete u tom trenutku.

Važna je konzistentnost. Što više delegirate isti zadatak istoj osobi, to će ta osoba biti vještija za takve zadatke.


4. Uvijek dajte upute

Postupak izvođenja zadatka možda se doima očitim šefu, ali zaposleniku trebaju precizne upute. Ako je važno na koji način izvršiti zadatak, treba dodati i te upute, kao i informacije o rokovima i sličnom.

Detaljne i jasne upute onemogućit će nesporazume i osigurati učinkovitost. To je proaktivna strategija na korist šefa i zaposlenika.


5. Ne bojte se ljude naučiti novim vještinama

Nekad u timu nema osobe s potrebnom vještinom za pojedini zadatak. To ne znači kako ga se ne može delegirati. Većina vještina se može naučiti, neke lakše od drugih, pa i podučavanje može biti dio postupka delegiranja.

Prvih nekoliko puta taj model delegiranja oduzima više vremena nego kada šef sam obavi posao, jer podučavanje traje, ali to je ustvari investicija u buduće uštede vremena. Transferom vještina otvara se mogućnost delegiranja svih sličnih zadataka u budućnosti.


6. Vjerujte, ali provjerite

Dobar šef vjeruje kako će čovjek izvršiti zadatak na način koji smatra najboljim. Ali ne boji se provjeriti ide li sve svojim tijekom. Dobro je provjeriti zadatke koji, primjerice, sutra imaju rok za dovršetak. Dovoljno je poslati kratki email s upitom je li sve u redu.

Diskretno ponašanje šefa jača međusobno povjerenje i poštovanje unutar tima, ali i osigurava da neće biti nesporazuma.


7. Koristite povratnu spregu kako bi poboljšali proces

Povratne informacije su najvažniji dio postupka delegiranja, i putuju u oba smjera. Ako je zadatak dobro obavljen, šef treba javno pohvaliti radnika. Ako nije, vrijeme je za konstruktivnu kritiku.

Nije loše pitati članove tima što oni misle o šefovom načinu delegiranju, imaju li dovoljno informacija i dobivaju li pravi ljudi prave zadatke. 
Delegiranje nije lako, ali jednom kad se razvije ta vještina, tim će ojačati, a šef će imati više vremena za najvažnije i najteže zadatke.


Izvor: 7 Strategies for Delegating Better and Getting More Done, inc.com
Prijevod: Umjetnost delegiranja: 7 koraka do toga da drugi rade za vas, Tomislav Milić, Stratego.hr
Prilagodba: Manager.ba

 

Najnovije vijesti
Video
Željko Kiauta, poduzetnik iz Francuske
Od nogometnih škola Veleža i Lyona do platforme Sportiw
DAVORIN VIDAČKOVIĆ, GUMA M
Izazov je i užitak voditi tvrtku simbol automobilske branše
IVICA SIVRIĆ, REDAH
Javni sektor je često u sukobu umjesto u partnerstvu s privatnim
Savjeti