U nekom trenutku životnog ciklusa svakog biznisa, shvatimo da je isti počeo rasti i prelaziti okvire upravljanja stilom „one man show“.
To je onaj momenat kada, možda nerado, sami sebi priznamo da neke procese i odnose treba urediti na drugi način, jer istima više ne može upravljati samo jedan čovjek. Organizacija već ima toliki broj zaposlenih da je teško znati da li zaista, svaki od njih daje svoj maksimum i postiže najbolje rezultate.
Tada na scenu stupaju – procedure, pravila, instrukcije raznih oblika i velična, za koje naivno mislimo da će obavljati posao umjesto nas. I griješimo više nego ikada.
Iz magije procedura i pravila vreba jedna velika opasnost – da progutaju core biznis. Teške riječi.
Kako par (ili malo više) procedura može progutati meritum našeg poslovanja? Ako postanu same sebi svrha.
Preveliki broj obimnih procedura prijetnja su i postavljenim odnosima u organizaciji i plodno tlo za buduća rušenja autoriteta.
Ipak, nije sve tako jednostavno. Nisu procedure i pravila samo esencijalno loša stvar (što se lako može zaključiti po početnom tonu ovog teksta).
Naprotiv, pravila mogu biti najbolji prijatelj našeg biznisa, ali samo onda kada ih kreiramo u skladu sa našim stvarnim potrebama. A, onda ih i primjenjujemo i poštujemo.
Potpuno je pogrešan stav da i naša organizacija mora imati neku proceduru zato što je ima i neka druga. Ogromna je razlika u temeljima, u odnosima, u core biznisu, veličini biznisa, prometu, profitu, ljudima... lista različitosti je beskrajna.
Kao i ljudi, svaka organizacija je individua za sebe. Da, naravno da postoje određene dodirne tačke, posebno u organizacijama koje su dio iste privredne grane (trgovina, usluge itd.), ali suštinski riječ je o različitim organizmima koji funkcionišu na različite načine.
Kako onda razriješiti dilemu koju ste već imali, a ja sam je vjerovatno još više zakomplikovala?
Jednostavno, pravilima. Pravilima za donošenje pravila. Pravilima za donošenje procedura i instrukcija. Ima ih nekoliko i vrlo su jednostavna.
ŠTA NAMA TREBA? – ključ uspješne primjene i samog opstanka bilo kakve procedure ili pravila je upravo njena povezanost sa postojećom potrebom.
Nepisano je pravilo, posebno u brzorastućim organizacijama, da prepisuju od puno većih kompanija ili multinacionalki. Potpuno pogrešno. Baš to prepisivanje vodi donošenju na desetke procedura koje imaju na desetke stranica teksta koji će uglavnom, ostati samo to. Tekst. Mrtvo slovo na papiru. A, procedure ne pravimo radi popunjavanja praznih polica u arhivama.
Prvi i najvažniji korak je detekcija potrebe.
Ako outsourcamo električara i firmu koji nam mjenja sijalice i osigurače, onda nam ne treba procedura za promjenu sijalica, zar ne? Ali, neka druga firma ima proceduru za promjenu sijalica, reći ćete. Neka ima, vjerovatno im i treba. Vjerovatno imaju haus majstora (domara, radnika na održavanju...) kojem, možda i treba takva procedura.
Vama ne treba, te nema potrebe gubiti vrijeme na pisanje iste i silno nerviranje i frustraciju kada vidimo da se naša čuvena procedura ne primjenjuje.
Sa druge strane, možda vam treba papir na kojem će pisati par koraka kojima definišemo izlaznu strategiju zaposlenih koji (iz ovih ili onih razloga) odlaze iz organizacije. Jer, njegov neposredni rukovodilac će možda, raditi na svoju ruku i kako misli da treba, te u blaženom neznanju dovesti organizaciju u ogroman problem, koji može završiti sudskim epilogom.
I takvu proceduru pravimo onako kako odgovara našoj organizaciji, a ne kako je uradio neko drugi ko možda ima 500 zaposlenih, pa je i hijerarhija komplikovanija, u odnosu na našu firmu koja ima 50 zaposlenih, te je hijerarhija prilično jednostavna.
Zaključak: potreba pravi procedure i donosi pravila. Ne pre(o)pisujemo ih po svaku cijenu.
KVALITET ILI KVANTITET? – desetine stranica ispisanih tekstom (koji se obično višestruko ponavlja) nisu mjerilo svrsishodnosti procedure, niti mjerilo da će ista zaživjeti i zaista uređivati procese ili odnose koje treba urediti.
Za manje organizacije (SME veličine) toplo preporučujem „pravilo jedne strane“. Bez potrebe da zakoplikujemo nešto što želimo unaprijediti, sve što nam treba može stati na jednu stranicu papira.
Nema smisla da na svakoj proceduri piše: „X d.o.o. je kompanija koja postoji već 15 godina, uspješno se bavimo trgovinom/distribucijom/ugostiteljstvom....“ i ode pet strana na samohvaljenje. Procedurama postavljamo interna pravila u organizaciji. Opširno predstavljanje firme nije potrebno za ljude koji tu rade i vrlo dobro znaju kako se zove firma u kojoj rade, čime se bavi i koliko je uspješna. U najmanju ruku, pa morali bi znati.
Sama procedura mora biti vrlo jasna, bez komplikacija i velikih riječi, sa jasno označenim odgovornim osobama, rokovima, procesima i odnosima na koje se ista primjenjuje.
Kada napravimo proceduru u kojoj smo jasno propisali korake koji se u određenim okolnostima trebaju preduzeti, a koja je neopterećena viškom riječi koje samo sklone fokus sa suštine, onda možemo biti sigurni da ćemo istu uspješno primjenjivati. I što je najvažnije, da će procedura služiti svrsi.
Zaključak: Uvijek kvalitet ispred kvantiteta. Uvijek suština ispred forme.
PROCEDURE SU BESMRTNE? – i dobro, napisali smo procedure, napisali pravila, ide to nekim svojim tokom. Primjenjuje se, malo zaškripi, ali ide.
I prođe od tada pet godina, sve oko nas se promjenilo, ali naše procedure stoje i prkose zubu vremena. Dok neko ne donese vijesti kako naša konkurencija brzo napreduje i prati promjene, a mi zapeli pa zapeli.
Biznis je živa stvar. Bilo da smo u trgovini, ugostiteljstvu, distribuciji – promjene moramo dočekivati spremni i pratiti ih. Tržište je zahtjevnije nego ikada. Kupci, klijenti i gosti imaju sofisticirane zahtjeve, razmazili smo ih, pa stalno očekuju više i bolje.
Tržište prosto zahtjeva da uvijek budemo spremni odgovoriti na sve izazove. Tržište je prioritet, kupac/klijent/gost je prioritet. Od njega živimo.
Ako naše procedure ne prate promjene koje se dešavaju, ne prate naš biznis koji raste i prolazi kroz izmjene, onda i njih trebamo promijeniti i prilagoditi. Bez oklijevanja.
I prilagođavanje radimo kako odgovara našim trenutnim potrebama. Da, pratimo šta radi konkurencija, ali ne upadamo u zamku prepisivanja.
Zašto ne bi išli korak naprijed, pa radili bolje nego konkurencija. To ćemo postići samo ako prepoznamo zahtjeve i potrebe naše organizacije, osluškujemo ih i reagujemo još juče kako bi spremno dočekali sutra. A, tada smo već sigurno korak ispred naših konkurenata.
Zaključak: procedure nisu besmrtne, imaju svoje cikluse primjene, fleksibilne su i zamjenjive novim i još boljim.
ZAŠTO PRAVILA I PROCEDURE? – zato što imamo mogućnost izbora između anarhije i uređenog sistema.
Tim koji ne zna šta i kako treba da radi, neće raditi ništa. Što je još i dobro.
Ako pojedinici iz neuređenog tima rade kao slobodni strijelci, neće raditi u interesu tima nego u svom vlastitom. Što je katastrofa.
Izostanak organizacije rada, izostanak pravila kojima se uređuje ko šta radi, kako radi, kakve su granice ovlaštenja, obaveze i odgovornosti je siguran put u propast. Opet teške riječi, ali to je realnost.
Zamislite komercijalistu koji je otišao kod kupca. Ne zna šta prodaje, ne zna kako prodaje, ne zna da li može dati odgođeno plaćanje, ne zna kako se treba ponašati da ne naruši kredibilitet firme koju predstavlja. I tako, proda on koliko misli da treba, odobri beskrajnu odgodu plaćanja (kupcu koji neće platiti ni nakon isteka iste), a pri tome još i loše govori o svom šefu i/ili firmi koju predstavlja.
Konačan rezultat ovakvog nastupa? Katastrofa koja se teško može sanirati.
Ili, zamislite šefa nabave ili kuhara u restoranu koji smatra da se meni treba kreirati prema njegovim prehrambenim navikama, jer ne postoji pravilo o načinu kako se kreira meni. Ili zaključuje da ne moramo imati baš sve na meniju, dva – tri jela su i više nego dovoljna. A, zaključuje i samostalno donosi odluke, jer nije propisano kako funkcioniše njegova uloga u procesu kreiranja gastronomske ponude. Konačan rezultat ovakvih odluka? Opet, katastrofa.
Zamislite državu u kojoj nema zakona i ostalih propisa? Vrlo nezahvalan primjer u našim okolnostima, ali da – može i gore.
Zaključak: pravila nam trebaju. Da bi opstali. Da bi naša organizacija funkcionisala kao savršeno razrađen i podmazan mehanizam, u kojoj svaki dio zna šta i kako treba raditi.
Na kraju, menadžer/rukovodilac/osoba koja je odgovorna osoba za upravljanje ljudskim resursima je neko ko daje najviše inicijativa za donošenje pravila i procedura. On/ona je strateški partner vlasnika/direktora/članova uprave i uglavnom, prvi/a detektuje potrebu da se neki odnosi urede formalno, kroz procedure.
Kako je već nekoliko puta naglašeno, ljudi su najveće bogatstvo svake organizacije. Ljudi koji imaju pravila u kojima se ne guše, nego pravila koja im pomažu da ostvare vrhunske rezultate. Da, pomažu.
Čak iako imamo najbolje ljude, ni oni neće iskoristiti svoj puni potencijal ako ne obitavaju u ovkiru uređenog i funkcionalnog sistema.
A, to možemo postići samo ako postavimo pravila koja će raditi za nas, a ne mi za njih.
Ako imate dilemu koje procedure su potrebne vašem biznisu, kako ih napraviti i kako primjenjivati, budite slobodni da mi se obratite, da zajedno dođemo do najboljeg rješenja koje će vas strelovito dovesti do vrhunskih rezultata.
Manager.ba je dnevni poslovni portal orijentiran isključivo pozitivnim vijestima iz ekonomije i biznisa. Loše vijesti i vijesti političke prirode se ne objavljuju. Pored predstavljanja dokazano uspješnih kompanija, portal pruža podršku mladim osobama i tvrtkama koje tek ulaze u svijet poduzetništva. S ciljem promocije poduzetništva malim i srednjim poduzećimo nudimo besplatnu promociju na portalu. Kroz rubriku Klub menadžera objavljujemo... Pročitaj više
Tečajna lista
 |
AUD |
Jedinica: 1 |
Jedinica: 1<br/>Kupovni: 1,216980<br/>Srednji: 1,220030<br/>Prodajni: 1,223080<br/> |
 |
EUR |
Units: 1< |
Units: 1<br/>Buy: 1.955830<br/>Middle: 1.955830<br/>Sell: 1.955830<br/> |
 |
HRK |
Jedinica: 100 |
Jedinica: 100<br/>Kupovni: <br/>Srednji: <br/>Prodajni: <br/> |
 |
CAD |
Jedinica: 1 |
Jedinica: 1<br/>Kupovni: 1,333338<br/>Srednji: 1,336680<br/>Prodajni: 1,340022<br/> |
 |
USD |
Jedinica: 1 |
Jedinica: 1<br/>Kupovni: 1,825356<br/>Srednji: 1,829931<br/>Prodajni: 1,834506<br/> |
 |
GBP |
Jedinica: 1 |
Jedinica: 1<br/>Kupovni: 2,307959<br/>Srednji: 2,313743<br/>Prodajni: 2,319527<br/> |
Najčitaniji post
TAGOVI
