Čak 60,6% zaposlenika priznaje da rijetko kada rade više od sat ili dva dubokog, fokusiranog posla, svaki dan bez ometanja. 

Kako kao lider možete ohrabriti svoj tim da ograniči ometanja i pronađe fokus? Posljednjih nekoliko decenija,  treneri David Allen i Justin Hale su proučavali i obučavali lidere o vještinama da ostanu produktivni u hiperstimulisanom svijetu. Oni predstavljaju sedam ideja za pomoć vašim zaposlenima da se fokusiraju.

Nije iznenađujuće da se ljudi bore da se fokusiraju. Bombardirani smo smetnjama, opterećeni nerealnim očekivanjima i davimo se u previše pristiglih zahtjeva. 

Kako prenosi Harvard Business Review, tim istraživača u Crucial Learningu anketirao je 1.600 zaposlenih i menadžera kako bi bolje razumjeli ozbiljnost kolektivnog neuspjeha u fokusiranju. Podaci su dali još sumorniju sliku o njihovoj slaboj pažnji.

Jedan od njihovih nalaza trebalo bi da bude posebno alarmantan za lidere: Od 160 ispitanih čak 60,6% zaposlenih priznaje da rijetko kada rade više od sat ili dva dubokog, fokusiranog posla svakog dana bez ometanja. - Gdje odlazi svo njihovo vrijeme i vaš novac?

Otkrili su kako su dva od tri ispitanika izjavila da se bore s potpunim fokusiranjem na jedan zadatak ili osobu. A kada dobiju rijedak trenutak koncentracije, svaki treći je rekao da se može fokusirati na zadatak samo 10 minuta ili manje. Efekti nefokusiranog ponašanja su ozbiljni i dalekosežni. Konkretno, ispitanici su kao najveće troškove svoje nemogućnosti fokusiranja naveli preopterećenost, nedostatak energije, stres, smanjenu efikasnost, manje ispunjenosti i razočaranje.

•••

Na primjeru Damiana, menadžera proizvoda visokih performansi, objasnit ćemo problematiku fokusiranja. Prvo što je Damian uradio kada se ujutro probudio je uzeo telefon i provjerio e-poštu. Dok je ležao u krevetu, nije mogao ništa da uradi u vezi sa zahtevima sadržanim u tim mejlovima, pa je umjesto toga počeo svoj dan osjećajući se preopterećeno. Srećom, njegov kalendar je bio jasan i imao je vremena da dovrši svoj prijedlog projekta koji je trebao poslati. Čim je stigao u kancelariju, jedan kolega ga je satjerao u ćošak i zatražio njegov brzi doprinos o projekcijama za Q3. Trebalo bi samo minut, pa se Damian složio. Četrdeset pet minuta kasnije, Damian je poslao svoja mišljenja ranije spomenutom kolegi. Zatim je skočio na dugu listu mejlova u koje je zavirio ranije tog jutra. Dobio je nekoliko brzih udaraca dopamina nakon što je odgovorio na nekoliko njih. Međutim, sljedeći e-mail je bio veliki zahtjev koji nije mogao razumno obaviti tog jutra. Zato je odlučio da ga sačuva za kasnije, ali je zadatak nametnuo. Konačno, u 11:15 otvorio je svoj prijedlog projekta, ali 15 minuta kasnije, kolegica Rita je svratila da proćaska, i prije nego što je on to shvatio došlo je vrijeme za ručak.

Nakon ručka, Damian je pokušao ponovo doći do tog prijedloga projekta, samo kako bi bio pozvan na brzu radnu sesiju sa svojim menadžerom da se pozabavi zabrinutošću klijenta. Bilo je 15 sati prije nego što se vratio na svoju ponudu, a do tada se osjećao iscrpljeno i umorno, pa je otvorio svoju e-poštu i na brzinu odgovorio na nekoliko zadataka što ga je djelomično rasteretilo. Nakon obrade popodnevnog zaostatka e-pošte, uključujući i onaj veliki zahtjev od jutra, došlo je vrijeme da se uputi na fudbalsku utakmicu njegovog sina. Damian je uzdahnuo. Bio je zauzet cijeli dan, a ipak se činilo da je zaista malo toga postignuto, uključujući i jednu stvar koju je trebalo uraditi — njegov prijedlog projekta.

Dok je sjedio na utakmici, sve što je mogao učiniti bilo je razmišljati o svom nepotpunom prijedlogu, neodgovorenim mejlovima i nadolazećim obavezama. Iako nije bilo zvukova ili obavještenja, on je i dalje bio potpuno rastrojen kada je trebao biti prisutan sa svojom porodicom.

Ovaj dan nije bio izuzetak – to je bila svakodnevnica. Nije ni čudo što se zaposlenici osjećaju više ´´"izgorjeli" i neangažovani nego ikad. Smetnje – od kojih neke mogu biti važne, ali svejedno ometaju – uzimaju najbolje od njih. Na kraju krajeva, naši zaposleni su bili zauzeti, ali da li su bili produktivni?

•••

Kao menadžer i vođa zaposlenih, šta možete učiniti da ohrabrite svoj tim da ograniči ometanja i pronađe fokus? Kako možete stvoriti okruženje u kojem vaši ljudi mogu reći ne radu niskog prioriteta, blokirati najnovije i najglasnije zahtjeve i posvetiti svoje vrijeme i energiju najvažnijim projektima i ljudima?

Donosimo rješenja koja možete primijeniti kako  biste omogućili svojim timovima da ostanu na odgovarajući način angažirani. Evo sedam ideja kako pomoći vašim zaposlenicima da se fokusiraju:

1. Lista zadataka i projekata

Ako vaši zaposleni nemaju potpunu listu svojih obaveza i projekata, ne mogu realno odrediti prioritete. Kao vođa, držite ljude odgovornim za vođenje trenutnih lista obaveza i dajte im vremena svake sedmice da izvrše potpuni sedmični pregled ovih obaveza kako bi mogli zadržati kontrolu.

2. Pojasnite i uredite kanale komunikacije

Većina našeg ometanja je rezultat mnoštva internih komunikacijskih kanala kojima se ljudi moraju kretati u tipičnom radnom okruženju — a da ne spominjemo stvarnu obradu sadržaja na svakom kanalu. Pojasnite za šta bi se svaki kanal trebao koristiti i kakva su očekivanja oko vremena odgovora.

3. Normalizirajte odgovor NE

Lideri trebaju stvoriti psihološku sigurnost oko preopterećenosti i sagorjevanja. Jedan sjajan primjer dolazi od Richa Sheridana, izvršnog direktora Menlo Innovations, kompanije za razvoj softvera po narudžbi. Rich razumije vrijednost zaposlenih koji komuniciraju o obimu svojih propusta. On ne samo da ohrabruje zaposlene da govore, on takođe normalizuje i nagrađuje takvo ponašanje.

Kada zaposlenik kaže da nema propusta ili da nije pregorio, Rich uči svoje projektne menadžere da se nasmiješe i kažu: “Hvala što ste podijelili tu lošu vijest sa mnom.” Zašto? 

Evo šta je Rič rekao: „Većina lidera želi da poništi loše vesti. Ali loše vijesti ne nestaju tek tako. Umjesto toga, prožima kulturu, stvara probleme s kvalitetom i moralom i dovodi do beskrajnih sati prekovremenog rada.”

Normalizirajte odbijanje tako što ćete učiniti sigurnim da zaposlenici komuniciraju o svojoj preopterećenosti. Nagradite ponašanje tako što ćete biti promišljeni u svojim reakcijama.

4. Učinite sastanke smislenim

Radni dani većine ljudi su monopolizirani sastancima. Pomozite zaposlenima da ostanu fokusirani dopuštajući im da odbiju besmislene sastanke. Kako bismo poboljšali efikasnost sastanaka, jedan menadžer postavio je hrabar presedan. Rekao je: "Ako vas neko pozove na sastanak bez jasnog dnevnog reda i razloga zašto je vaše prisustvo neophodno za uspjeh sastanka, imate moju dozvolu da to odbijete." Ovaj menadžer je vratio odgovornost na kreatora sastanka (koji je često bio i sam) da pokaže veće poštovanje prema vremenu drugih. To je također omogućilo zaposlenicima kontrolu nad svojim danima kako bi se mogli fokusirati na posao visokog prioriteta.

5. Omogućite svrsishodnu produktivnost

Tokom vašeg sedmičnog sastanka 1:1, nemojte pitati svoje zaposlene da li su „zauzeti“. Umjesto toga, pitajte ih da li imaju vremena i prostora da obave posao koji im je potreban ili koji žele da rade. Ako je odgovor ne, podržite ih u rješavanju tog jaza. Možda im je potrebna pomoć u određivanju prioriteta na svojim listama obaveza. 

6. Formalizirajte fokus

Možda je najlakši način za podsticanje fokusiranog rada da ga upišete u kalendar. Stvorite timsku normu zaštićenog radnog vremena. Na primjer, recite timu da odredi utorak i četvrtak poslijepodne radi fokusiranog rada. Tokom ovih sati, nikome nije dozvoljeno da zakazuje sastanke, a drugi širom organizacije će vidjeti da su zaposleni također nedostupni.

7. Poštujte granice

Kada ljudi kažu da su u fokusiranom načinu rada kao što je naznačeno njihovim statusom na alatima za timsko ćaskanje ili njihovom kalendaru, to poštujete. Kao njihov vođa, možda ćete osjećati da se ova pravila primjenjuju na sve osim na vas – ali čim prekinete ovaj put, to postavlja normu za sve ostale da rade isto. 

. . .

Ove prakse će vam pomoći da izgradite kulturu u kojoj se vaši ljudi mogu fokusirati na posao koji je zaista važan. Od vitalnog je značaja da lideri razumiju ove principe jer oni su ono što će zadržati vaš tim efikasno angažiranim u svijetu koji je dizajniran da ih ometa. Podržite njihovu sposobnost da se fokusiraju i svi pobjeđuju.

- manager.ba