Ako se nalazite na poziciji menadžera i trenutno nemate redovite individualne sastanke sa svojim zaposlenicima, propuštate priliku svima u svom timu pomoći odraditi posao na najbolji način.

Želite li unaprijediti svoje poslovanje i imati zadovoljne zaposlenike u svom timu – orijentirajte se na poboljšanje međusobne komunikacije. Ako se nalazite na poziciji menadžera i trenutno nemate redovite individualne sastanke sa svojim zaposlenicima, propuštate priliku svima u svom timu pomoći odraditi posao na najbolji način. Zaposlenici iznimno cijene “jedan na jedan” sastanke jer smatraju kako im posvećujete vrijeme, želite čuti njihovo mišljenje te s vama mogu podijeliti svaku svoju zabrinutost.

S druge strane, i vi biste mogli imati velike koristi od ovakvih razgovora. Mogli biste se dublje povezati s ljudima koji rade za vas, a radite li u velikoj tvrtki, možda s nekima od njih ni nemate čestog izravnog doticaja. Ovako ćete se međusobno bolje upoznati, a bit ćete i bolje upućeni u odrađivanje projekata. Informacije o njima dobit ćete uvijek iz prve ruke.

Važnost ovih sastavaka je golema. Možete kontrolirati tijek rada i projekata te u konačnici i uspjeh svojih zaposlenika. Riječ je o jedinstvenoj prilici međusobno graditi odnos, a pritom ispuniti obostrana očekivanja.

No, kod “jedan na jedan” razgovora iznimno je važno uraditi ih na pravilan način. A to je onaj najproduktivniji, koji će polučiti i najviše uspjeha. Naime, vođeni tim ciljem, važno je da zaposlenik upravlja sastankom, odnosno upravo on priča 80% vremena.

Pa kako možete ovakav tip sastanaka iskoristiti kao najdragocjenijih 30 minuta u tjednu?

Ključ uspjeha je da zaposlenici podijele ono što imaju na umu, a vi znate postaviti prava pitanja koje će unaprijediti rad tvrtke. 

1. KAKO STE?
Umjesto da odmah prijeđete na stvar i “bacite” se na posao, počnite sastanak uvodom, odnosno lakšim temama.

Upitajte zaposlenika kako se osjeća u poslovnoj zajednici, ali i privatno. Iako ćete možda biti u iskušenju odmah prijeći na teme vezane za posao, pogotovo ako ste pod pritiskom završetka projekta, odvojite vrijeme za privatan razgovor. On će vam dati uvid u to kako se osjeća vaš zaposlenik na poslu i izvan njega.

Na samom početku razgovora pokušajte postići pozitivne vibracije i opuštenu atmosferu koja će sigurno utjecati na cijeli tijek razgovora.

2. IMATE LI NOVOSTI VEZANE ZA TEME S NAŠEG POSLJEDNJEG SASTANKA?

Prije nego što se okrenete novim temama, pokušajte riješiti zaostatke s prijašnjih sastanaka. Uklonite ih s popisa kako biste se mogli posvetiti novim stvarima na listi prioriteta. Nakon toga, slobodno se posvetite onome za što smatrate da je najhitnije za riješiti.

3. NA ŠTO STE TRENUTNO FOKUSIRANI?

Zaposlenike treba poticati na određivanje prioriteta na projektima jer će jedino u tom slučaju ispuniti i svoja i vaša očekivanja.

Kao šef, ovo pitanje možete koristiti kako biste bili sigurni kako je nečiji rad usklađen s ciljevima tvrtke koje ste ranije zajedno postavili ili je na putu iste ciljeve uskoro i postići.

tako osiguravate svojim zaposlenicima primjeren rast i razvoj te stjecanje vještina koje su im potrebne kako ne bi zauvijek ostali na istoj razini, već kako bi se razvijali i napredovali do bolje pozicije.

4. JESTE LI PREOPTEREĆENI POSLOM?

U današnje vrijeme nije neuobičajeno previše vremena provoditi za računalom, a posao odrađujemo i kod kuće. U nekim slučajevima čini se kako bi mogli provesti i cijeli dan za računalom i posao još uvijek ne bi bio gotov.

Preporučuje se da vi kao šef učinite sve kako biste pokazali suosjećanje prema svojim zaposlenicima. Neki ljudi se bolje nose s teškim i zahtjevnijim zadacima, dok drugima treba podrška ili lakši posao.

Ovaj razgovor pomoći će vam u budućnosti možda drukčije podijeliti zaduženja prema zaposlenicima.

5. KAKO SE OSJEĆATE OBAVLJAJUĆI SVOJ POSAO?

Iako vam se na prvi pogled čini da bi ovo pitanje moglo biti primjerenije za postaviti na kraju godine, upravo suprotno – postavite ga ranije i otkrijte potencijalna problematična područja.

Budite sigurni da je vaš zaposlenik zadovoljan s ulogom koju obavlja i napretkom koji postiže. Jedino tako imat će mogućnost za napredak, a vaša tvrtka korist od njegova rada.

6. KOJI SU NEDOSTACI TIMA S KOJIM SURAĐUJETE?

U praski se često pokazalo kako odgovor na ovo pitanje mogu bolje ponuditi zaposlenici nego sam menadžer koji s njima usko surađuje. Naime, zaposlenici imaju bolji uvid u sam projekt i u to kako tim funkcionira.

Traženje perspektive zaposlenika o tome kako možete unaprijediti poslovanje i kako sam tim može bolje surađivati, donijet će vam još bolje rezultate i brže postignuće ciljeva.

7. IMATE LI PITANJA O (PROJEKTU, POSLOVANJU TVRTKE…)?

Ovo je prava prilika ispitati zaposlenika treba li više informacija o projektima, detaljima tvrtke, politici poslovanja, nekim etičkim načelima tvrtke ili bilo koje drugo pitanje za koje smatrate kako je trenutno aktualno.

U ovom slučaju važne su sve aktualnosti tvrtke ili krizne situacije koje se događaju. Možda je tvrtka pod povećalom javnosti zbog nekog događaja pa zaposleniku treba više informacija o tome kako će istupiti u javnosti. Ili je netko iz tima nedavno napustio radno mjesto.

8. ODGOVARA LI VAM OVAKAV TIP SASTANAKA/RAZGOVORA?

Čak i ako ste uvjereni kako je ovakav način pojedinačnih razgovora s vašim zaposlenicima učinkovit i uspješan, oni se možda ne osjećaju tako. Stoga je presudno povremeno provjeriti i utvrditi je li ovakva struktura razgovora obostrano korisna. A ako se vaš zaposlenik izjasni negativno, uvijek se nadovežite pitanjem što možete promijeniti u vezi toga, kako bi se sastanci održali na obostrano zadovoljstvo.

Ako vam se do sada ovakav način razgovora činio suvišnim (pogotovo u okruženjima gdje posao funkcionira savršeno), on je zapravo i više nego neophodan u svim aspektima rada.

U trenucima kada svi projekti napreduju ili kada posao ne ide kako treba, trebali biste se redovito sastajati s ljudima s kojima radite. Ne samo kako ćete biti bolje upoznati s poslom i moći ćete reagirati odmah kada se problem pojavi, već ćete bolje upoznati ljude s kojima radite.

Povratne informacije od vaših zaposlenika ključne su za njihov rast i razvoj, ali jednako tako i za vas. Zadovoljni i sretni zaposlenici odrazit će se sigurno i na posao, a zaposlenike koji s uzbuđenjem i veseljem obavljaju posao, svaki šef bi želio zadržati u svojoj radnoj okolini.

Izvor: Martina Lovaković | kako-poboljsati-komunikaciju-sa-zaposlenicima
Prilagodba Manager.ba