KOMPANIJE
Kako napraviti transformaciju fizičke arhive u elektronsku arhivu?
Manager.ba Regija 03 svibnja, 2018

Organizacije moraju voditi računa o čuvanju dokumentacije. 

Što je arhiva i arhivska građa?

Arhiva je skup, zbirka dokumenata, odnosno mjesto u organizaciji na kojem se čuvaju dokumenti organizacije. Arhivska građa se sastoji od akata, predmeta, dokumenata koji su izabrani za trenutno ili dugoročno čuvanje. Arhivska građa se treba pohranjivati na sustavan i siguran način kako se ne bi zagubila ili oštetila. 

Čuvanje dokumenata

Sve javne institucije, javna poduzeća, kao i sva pravna lica, odnosno porezni obveznici dužni su čuvati dokumentaciju. Činjenica je da se svakodnevno proizvodi velika količina poslovnih dokumenata u svakoj organizaciji. Količina poslovnih dokumenata raste iz dana u dan, npr. neki podaci koje donosi Gartner govore da godišnja stopa rasta nastale količine dokumenata u prosječnom poduzeću iznosi 25%. Briga o dokumentima, razmjena papirnih dokumenata unutar organizacije te pohrana dokumenata prema propisanim zakonskim rokovima iziskuje vrijeme i resurse. Također, za nepoštivanje rokova čuvanja plaćaju se kazne. Organizacije se susreću i sa nedostatkom kadra za upravljanje arhivom, nesređenom dokumentacijom, netočnom evidencijom arhivske građe, težim pristupom informacijama…
 
Čuvanje dokumenata mnogo je lakše uz elektronsku arhivu. 

Digitalizacija dokumenata

Prvi korak za elektronsko upravljanje dokumentacijom i arhivom predstavlja digitalizacija (skeniranje) dokumentacije. Digitalizacija predstavlja transformaciju papirnog (fizičkog) dokumenta u digitalni oblik. 

Proces digitalizacije zahtijeva nekoliko aktivnosti:

•    Pripremu dokumentacije za digitalizaciju; 
•    Bar kodiranje dokumentacije; 
•    Indeksiranje skenirane dokumentacije. 

Digitalizacija se može provesti na početku ili na kraju poslovnog procesa. Digitalizacijom na početku poslovnog procesa digitalizirani dokument svoj životni vijek unutar organizacije provodi u digitalnom obliku. 
Digitalizacijom na kraju poslovnog procesa digitalizirani dokument ima primarnu vrijednost za arhivsku građu. 

Digitalizacijom, ustvari, dokumente pretvaramo u digitalne slikovne zapise. Na takav način digitalizirani dokumenti postaju osnova za elektronsko upravljanje dokumentima. 

Elektronsko upravljanje dokumentacijom

Ne znači da skeniranjem dokumentacije možemo sa njom i upravljati. Nekada se potroši isto vremena tražeći elektronski dokument koliko i papirni. Potrebno je da putem aplikacije možemo lako pronaći dokumente, da imamo opciju pregledati ih, preuzeti i dijeliti. Unosom opisnih meta podatka poboljšava se uporabna vrijednost elektronskog dokumenta tj. dokument možemo lakše pretraživati, klasificirati i sl... Putem bar koda drastično se ubrzava prijem, kontrola, razmjena i otprema dokumentacije. 

Elektronsko upravljanje dokumentacijom osigurava automatizaciju i optimizaciju poslovnog procesa arhiviranja dokumentacije. 

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentacijom: 

•    Ušteda prostora i potrošnog materijala (papir, toner…);
•    Manje vremena za obradu dokumentacije (uposlenici se mogu posvetiti važnijim zadacima);
•    Jednostavan i brz pristup informacijama;
•    Jednostavan i brz pristup dokumentaciji;
•    Jednostavnu distribuciju dokumentacije;
•    Kontrolu pristupa dokumentaciji i
•    Kvalitetnu zaštitu podataka. 

Svaka organizacija mora voditi računa o sigurnosti podataka.

Odgovorno upravljanje dokumentacijom danas predstavlja premisu sigurnosti podataka. Bilo kakva zloupotreba može donijeti organizaciji nesagledivu štetu. Dosta dokumenata sadrži važne poslovne, osobne, i druge podatke. Kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima omogućuje zaštitu pristupa dokumentima u elektronskom obliku, odnosno omogućuje da dokumentima u elektronskom obliku mogu pristupiti samo ovlaštene osobe. Isto tako kroz ovakve sustave i pristup ovlaštenih osoba je evidentiran i u svakom trenutku su podaci zaštićeni. 

Danas se članice EU sreću i sa izazovom zaštite osobnih podataka – GDPR, a isto to čeka i nas u BiH u bliskoj budućnosti. Organizacije moraju znati gdje su koji podaci i u koju svrhu ih smiju koristiti. Isto tako, moraju biti u mogućnosti vrlo brzo ukloniti osobne podatke korisnika ukoliko se odluče da povuku privolu za njihovo korištenje. Nepoštivanje Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka (GDPR) povlači velike kazne. 

Činjenica je da brigom o svojim podacima vi u stvari brinete o svom brendu i njegovoj vrijednosti. 

Dokumenti trebaju biti dostupni u realnom vremenu.

Elektronska arhiva

Zakonska regulativa kaže da se mora i dalje čuvati papirna verzija dokumenta. Međutim ono što se postiže elektronskom arhiv-om, a ne može fizičkom arhivom je:
•    Brzo i lako pronalaženje arhivske dokumentacije (na klik); 
•    Veća sigurnost pristupa arhivskoj dokumentaciji; 
•    Ubrzan proces popisa i evidencije arhivskog gradiva;
•    Ubrzan proces pohrane, pretraživanja i izlučivanja arhivske građe;
•    Vjerodostojne, pouzdane i za čuvanje prikladne zapise;
•    Manji broj „kopija od kopije“ što predstavlja uštedu prostora, vremena, tonera i papira. 
Kada se sve sagleda elektronska arhiva čuva vrijeme, a zna se da je vrijeme novac! 

Digitalna transformacija

Sa kojim izazovima se susreće bankarski sektor

Cilj svih organizacija, pa tako i banaka je automatizacija i optimizacija poslovnih procesa, te povećanje produktivnosti uposlenika. Ipak, najvažniji cilj je usluga klijentima. U današnje vrijeme digitalizacija daje mogućnost bankama da ispune svoj najvažniji cilj i pruže svoje usluge klijentima na brz i jednostavan način. 

Pored digitalizacije procesa usmjerenih ka klijentima, potrebno je poboljšati i digitalizirati i interne poslovne procese. I interni procesi utječu na isporučenu kvalitetu usluge klijentima. 

Jedan od internih procesa koje je potrebno digitalizirati je i arhiviranje dokumentacije. Banke se nalaze pred izazovom kontrole i čuvanja vrijednih dokumenata za poslovanje, a u isto vrijeme sa dokumentacijom pretrpanim poslovnicama. Rizik je dati na čuvanje dokumentaciju koja u stvari predstavlja novac, npr. kreditna dokumentacija, nekom drugom. Dodatni problem je praćenje dokumentacije koja se može izlučiti. Ukoliko se fizička dokumentacija pravodobno ne uklanja povećavaju se potrebe za skladišnim kapacitetom, i raste trošak manipulacije dokumentacijom. Rješenje za taj izazov je implementiranje elektronske arhive. 

Koje i od koga rješenje?

Rješenje elektronska arhiva - digitalizacija i arhiviranje dokumentacije!

Organiziran sustav za arhiviranje omogućuje upravljanje dokumentacijom na ispravan način, trošenjem manje vremena i samim tim uštedom novca.  

Najvažnije je kvalitetno rješenje i implementator sa iskustvom. IT sistemi – Nove Tehnologije d.o.o. http://www.itsistemi.com//indexhrv.html i eVision d.o.o. https://evision.hr/hr/Stranice/Default.aspx već imaju iskustvo u implementiranju sustava digitalizacije i upravljanje dokumentacijom u bankama: Zagrebačka banka d.d., Splitska banka d.d., OTP Banka d.d., Erste banka d.d. i UniCredit Bank d.d.. 

Naša rješenja pomažu klijentima da odgovore izazovu prekomjerne papirne dokumentacije i uvedu elektronsko upravljanje dokumentima i elektronsku arhivu, te zaštite svoje podatke. 
Zajedno sa vama odgovorit ćemo najbolje izazovu arhive dokumentacije shodno vašim potrebama. 

Video
VIDEO
Mate Rimac: Poznat mi je osjećaj kad puno radiš, a ne znaš hoće li firma preživjeti do idućeg tjedna
VIDEO
Život je igra! Kako pobijediti? | Velimir Srića | TEDxUniversityofZagreb
VIDEO
Zagrebačka škola ekonomije i menadžmenta