SAVJETI
I menadžeri se moraju prilagoditi: kako voditi tim koji radi na daljinu
Manager.ba/tockanai.hr 16 travnja, 2020
Izvor fotografije:
pixabay.com

Ako ste menadžer koji u ovim nesigurnim vremenima pokušava pronaći svoju novu ulogu virtualnog vođe tima i osigurati da se svi u vašem timu osjećaju podržanima, povezanima i spremnim za uspješan rad, niste jedini.

 

S pojavom pandemije mnogi ljudi su prvi put iskusili rad od kuće. I to ne na nekoliko dana, nego dugoročno, i neizvjesno koliko će to trajati.

Iako će se neki od nas vjerojatno pojedinačno brzo prilagoditi, veći timovi će morati zajedno učiti i prilagođavati se novom modelu.

To se posebno odnosi na menadžere koji više nemaju luksuz voditi svoje timove licem u lice.

Ono kako se radilo u zajedničkom uredskom prostoru može, ali ne mora biti jednako učinkovito kao kada komunicirate gotovo isključivo putem video i konferencijskih poziva.

Ako ste menadžer koji u ovim nesigurnim vremenima pokušava pronaći svoju novu ulogu virtualnog vođe tima i osigurati da se svi u vašem timu osjećaju podržanima, povezanima i spremnim za uspješan rad, niste jedini.

S portala The Muse prenosimo nekoliko savjeta koji će vam pomoći da bolje vodite svoj tim u ovim neuobičajenim uvjetima.

Pokažite empatiju

Važno je razumjeti da ovaj rad od kuće nije isti kao kad ostanete raditi od kuće kako biste dočekali majstora koji vam dolazi popraviti perilicu ili da biste se bolje koncentrirali na važan projekt. Naš svakodnevni život znatno se promijenio, prilagodba mnogima nije laka ni jednostavna.

Mnogi roditelji žongliraju između svog posla kod kuće i pomaganja djeci u školi na dalinu. Mnogi nemaju prikladan kućni ured, ili nisu jedini u kući koji rade na daljinu, tako da su suočeni s dodatnim problemima prilikom usklađivanja radnog rasporeda.

Upoznavanje s kućnom situacijom svakog člana vašeg tima može vam pomoći da lakše upravljate timom i sa se prilagodite prema potrebi. Razgovarajte s njima, pitajte ih kako se snalaze i možete li im nekako pomoći. Ohrabrite ih da sami progovore o problemima tako da možete razmijeniti mišljenja i brzo reagirati.

Razgovarajte putem videokanala

Nisu svi sretni kada se nađu ispred kamere, a kad tome pridodate kućne ljubimce, cimere, djecu ili ostale članove obitelji, pronalazak mirnog prostora za videopozive nekim ljudima možda neće biti lak (ili čak moguć).

No, izravna komunikacija trenutno nije opcija tako da je poželjno da prilikom komunikacije s drugim osobama kamera ipak bude uključena. Ona ipak pomaže da održite kontakt licem u lice, barem digitalnim putem. U komunikacije je važno vidjeti izraze lica sugovornika, klimanje glavom ili podizanje obrve kad su zbunjeni. Štoviše, to je presudno je za uspješno funkcioniranje prilikom rada na daljinu, pogotovo za upravljanje timom.

Kao voditelj, možete reći ljudima kako je u redu ako imaju pozadinski ton. Manja ometanja ionako su uobičajeni dio uredskog života. A video, naposljetku, pruža timovi barem prividni osjećaj normalne međuljudske veze. Također, u redu je dopustiti da ljudi ponekad isključe kamere.

Nemojte pretjerivati

Ako se nervirate zbog mogućnosti mikromenadžiranja prilikom dnevnih izvješća, imajte na umu da postoji razlika između neprestanog nadgledanja ljudi (što uglavnom nije dobrodošlo ni korisno) i redovnih radnji koje poduzimate kako biste se uvjerili kako teku ključni projekti.

Česta komunikacija je važna, osobito ako se ne možete izravno obratiti osobi za susjednim stolom. Suradnici koji nisu navikli raditi na daljinu vjerojatno će se osjećati odsječeno, ali malim promjenama svakodnevnih rutina možete im pomoći u borbi protiv takvog osjećaja.

Povezanost se može održavati i jednostavnim slanjem rekapitulacijskih e-poruka nakon pojedinačnih sastanaka ili konferencijskih poziva. Ljudima treba pružiti nešto konkretno što će im neće pomoći samo da se usredotoče, nego da osjećaju da napreduju.

Odaberite prave alate

Vjerojatno se pitate postoje li neka dobre prakse koje biste mogle primijeniti u komunikaciji s pojedinim članovima tima, ali i za organizaciju sastanaka na kojima će sudjelovati veći broj članova tima ili svi.

Za brzu, pojedinačnu komunikaciju članova tima odnosno brzu razmjenu informacija ili provjeru statusa projekta dovoljna je korporativna instant messaging platforma. No, da biste omogućili međusobnu suradnju svih članova tima te za projekte na kojima radi veći broj zaposlenika potreban je malo jači alat. Na raspolaganju vam je niz alata koji podržavaju timski rad i zato je važno razumjeti što nude pojedini alati kako biste odabrali najprikladniji za vašu tvrtku i iskoristili njegove prednosti.

Trebat će neko vrijeme da shvatite koji alat najbolje odgovara vama i vašem timu, tako da se ne morate bojati metode pokušaja i pogrešaka. Na primjer, možete isprobati dva pristupa brainstorming sesiji: jedan putem platforme za video chat poput Zooma ili Google Hangoutsa i drugi putem posebnog Slack kanala. Nakon toga pitajte članove svog tima kakva su njihova iskustva te koji pristup smatraju učinkovitijim.

Razgovarajte i s drugim menadžerima u tvrtki, razmijenite iskustva i ideje s njima. Vjerojatno će to biti jednako korisno i za vas i za njih.

Potičite prirodne stanke tijekom dana

Prelazak s uredskog rada na rad kod kuće nije svima lagana tranzicija. Neki ljudi osjećaju se prilijepljeni za svoje stolove (ili kauče ili improvizirane radne prostore) – ne propuštaju niti jednu elektroničku ili IM poruku, niti telefonski poziv. Ali nije nužno da prilikom rada kod kuće funkcioniraju jednako kao u uredu. Podsjetite članove svog tima da je normalno malo olabaviti kruti režim.

Često uzimamo zdravo za gotovo svu onu interakciju koju imamo u uredskom okruženju. Ustanemo kako bismo popili kavu, popričali s kolegama. Pri odlasku na sastanak naletite na šefa u prolazu. U uredu se stalno nešto dešava. Prenijeti takvu atmosferu u kućno okruženje je prilično teško, ali to je važno za vaše mentalno zdravlje i uspješnost.

Ohrabrite svoj tim da naprave stanku za ručak, da prošetaju – ne zaboravite preporuke Nacionalnog stožera civilne zaštite o izbjegavanju grupa i socijalnoj distanci – ili iskoriste stanku za neku drugu fizičku aktivnost. Dovoljno je i pola sata da se rekuperate. Vi ste menadžer i ljudi kroz vaše ponašanje procjenjuju granice prihvatljivog. Samo uspostavljanje zdravih navika (i transparentnost toga što radite) mogu doprinijeti tome da drugi shvate kako je u redu da se povedu za vama.

Nemojte zanemariti druženje

Trenutno ne možemo izravno razgovarati s kolegama, ali to ne znači da druženja treba zanemariti, naprotiv. Tehnologija video konferencija izuzetno je vrijedan resurs za održavanje zdravih odnosa i prijateljstva u vašem timu (i vašoj tvrtki u cjelini) u ovim vremenima.

Virtualna druženja uz hladno piće mogu biti gotovo jednako zabavna kao stvarna druženja. Upalite kamere, uzmite piće i družite se. Razgovarajte. Šalite se. Baš kao da ste se okupili u nekom kafiću.

Način na koji razmišljamo o radu značajno se promijenio u vrlo kratkom roku. Za mnoge je to još uvijek nepoznato područje. Ali ne morate potpuno odbaciti svoj dosadašnji pristup upravljanju timom. Male, promišljene promjene mogu pridonijeti da vaš tim ostane predan zadacima, da bude motiviran, da osjeća da ima punu podršku i da radi izvrstan posao koji   se vrednuje na odgovarajući način.