Kada dođe do rasta biznisa i do povećanih napora zaposlenih, nije loše imati na umu da rast stvara kompleksnost, a kompleksnost često smanjuje rast. 

Zato je preporučljivo da vlasnici biznisa na vrijeme poduzmu efektivne mjere i pojednostave procese, eliminiraju one korake koji zahtijevaju previše vremena i resursa a za uzvrat daju premalo ili nimalo vrijednosti.

Pojednostavljivanje radnih procesa je upravo ključan produkt efektivnosti koji lideri mogu da kreiraju pored motiviranja zaposlenih na proaktivnost, omogućavanja lakše adaptacije tima na promjene i inovacije.

Iz tog razloga je važno za vođe timova da se kontinuirano usavršavaju kako bi efikasno upravljali timom, razumjeli sve procese, identificirali potencijalna područja koja se mogu automatizirati i omogućili zaposlenima alate i tehnike za uštedu vremena.

Ispravno planiranje dovodi do bolje efikasnosti, odnosno skraćivanja vremena za obavljanje zadataka. Sa druge strane, obavljanje pogrešnih zadataka efikasno, ne vodi ka uspjehu jer zaposlenima onda predstoji izazov da za manje vremena završe potreban posao. Zato efektivnost i određivanje zadataka koje je potrebno obaviti, prethodi efikasnosti.

Kako bi ova dva pojma dodatno pojasnili, evo razlika između efektivnosti i efikasnosti:

Efikasnost znači raditi stvari na pravi način, brzo i kvalitetno, a efektivnost znači raditi prave stvari. 
 

Sposobnost upravljanja vremenom

Krajem 20. stoljeća specijalista u upravljanju vremenom Stephan Rechtschaffen skrenuo je pozornost na pogubnost i opasnost utrke s vremenom, stalne žurbe, u kojoj živi većina ljudi u razvijenim zemljama. Planirajući vrijeme, lideri uvijek znaju kako su najveće vrijednosti koje ono donosi veća efikasnost, optimalna sadržajnost dnevnog rasporeda i bolja kvaliteta obavljenog posla.

Danas kada je tempo života brži, potrebno je pravovremeno reagirati i uklopiti se u sve kraće rokove, upravljanje vremenom je jedan od najkorisnijih alata u cilju postizanja veće efikasnosti radu.

Zato efikasne vođe prepoznaju gdje im odlazi vrijeme i poduzimaju kontrolu nad njim eliminirajući korake koji nepotrebno zahtijevaju angažiranost. Zatim organiziraju zadatke uporabom raznih tehnika i posvećuju vrijeme bitnim aktivnostima.

Jeste li čuli za pojmove kronos i kairos?

U pitanju su riječi kojima su se služili drevni Grci za preciznije označavanje vremena. Kronos je označavao linijsko, mjerljivo vrijeme, zgodno za planiranje i organiziranje. Kairos je, sa druge strane, fleksibilniji pojam koji se odnosi na odgovarajuće momente i okolnosti za obavljanje nekog posla “u hodu”.

Mnoge zadatke praktično je nemoguće precizno vezati za točno vrijeme. Mogućnost njihovog ispunjavanja povezana je sa postojanjem kairos konteksta i pogodnih okolnosti. Zato lideri i menadžeri često imaju tablicu sa zadacima čije vrijeme izvršenja nije jasno definirano, a koji se mogu završiti kada nemaju dovoljno koncentracije za kompleksnije poslove.

Stvaranje osobnog sustava za upravljanje vremenom

Kada upravljate vremenom, doživljavate ga kao resurs kojim vladate. Tada je izdvojiti vrijeme za odmor kao sastavni dio stvaralačkog procesa, meditaciju i druge aktivnosti koje prividno nemaju veze s vašim ciljem. Osobni menadžment sustav treba podrazumijevati:

-    ritmičan odmor tijekom radnog dana
-    maksimalno preusmjeravanje misli s fokusa radi dobivanja boljeg i kreativnijeg rezultata
-    iskorištavanje dokolice u svrhe stvaralaštva
-    povećanje kvaliteta života i efikasnosti sna
-    primjenjivanje metode mikrosna

U svojoj knjizi The Effective Executive, Peter Drucker identificirao je pet ključnih vještina efektivnih voditelja:

1. Znanje upravljanja vremenom u tri koraka

Pratite kako koristite vrijeme i eliminirajte sve korake koji predstavljaju gubljenje vremena.
Delegirajte utvrđene zadatke koje netko drugi može podjednako dobro obaviti.
Ne gubite vrijeme onih koji rade za vas ili sa vama.

2. Fokusiranje na rezultate

Zapitajte se kako možete doprinijeti kompaniji što bi značajno uticalo na krajnje rezultate i ciljeve. Nastojte dati svoj doprinos u tri područja:

- izravni rezultati,
- izgradnja i ponovna afirmacija vrijednosti,
- razvoj vještina i znanja zaposlenih prema strategijama za budućnost.

3. Otkrivanje kako snaga postaje produktivna

Ovo je postupak analize i usmjeravanja na ljudske potencijale i snagu pojedinaca, a ne na njegove slabosti. Potrebno je prepoznati i uposliti snagu svojih suradnika, snagu nadređenih, ali i vlastitu snagu.

4. Postavljanje prioriteta na koje ćete usmjeriti energiju

Prvo završite najvažnije zadatke na popisu prioriteta. Efikasni ljudi rade prvo najvažnije i nateže stvari, često ih prethodno dijeleći na manje korake. Zato treba odlučiti koji poslovi zaslužuju prioritet jer su važni, a koji su manje značajni.

5. Donosite efektivne odluke

Odluke se najbolje donose na osnovu jasnog procesa odlučivanja i kad se temelje na različitim stavovima. Zato je potrebno poticati razmjenu mišljenja u timu umjesto samostalnog traženja činjenica.

Sinergija efektivnosti i efikasnosti

U suvremenom svijetu brzog razvoja tehnologije i čestih promjena, sinergija između efektivnosti i efikasnosti nužna je kako bi svi članovi tima obavili zadaće na najbolji mogući način.

Kako ne bi miješali aktivnost s napretkom, i kako bi provjerili jeste li samo zauzeti ili radite ono što vas čini i produktivnim, uradite jednostavan test. Tri puta dnevno (na primjer u 9, 12 i 18 h) po zakazanom rasporedu postavite sebi pitanje „Radim li ono što je zaista bitno ili sam samo zauzet?”

Izvor: Desk&More

Prilagodba: Manager.ba