Za Manager.ba piše Emir Čolo, dipl.oec.
Šta je zapravo upravljanje vremenom?
Upravljanje vremenom je sposobnost pojedinca da postavi i ostvari ciljeve u određenom vremenskom periodu.
Također, upravljanje vremenom podrazumijeva uspostavljanje sistema upravljanja sopstvenim i tuđim vremenom.
Upravljanje vremenom se može definisati i kao kombinovanje tehnika i vještina da bi se postigao cilj u određenom vremenskom periodu.
Svi zaposleni, a posebno menadžeri uvijek se žale da nemaju dovoljno vremena.
Razlog tome je to što vrijeme većine menadžera nije njihovo vrijeme.
U prosjeku 80% njihovog vremena pripada drugima: klijentima, njihovom šefu, saradnicima i kolegama, dobavljačima i dr.
Ostalih 20 % vremena mogu iskoristiti da bi odradili ono što smatraju da trebaju.
Zbog toga se moraju fokusirati na ono što je bitno.
Da bi se to postiglo neophodno je da se stalno podsjećate na svoje prioritete.
Hitne stvari vam mogu oduzeti vrijeme, ako im to dopustite
Dok rješavate takve „goruće“ situacije, važni projekti – oni za koje vam je potrebno vrijeme i koncentracija kako bi ih dovršili – sve će se više i više pomicati prema dolje na vašoj listi prioriteta.
Naš najznačajniji rast i napredak rađaju se uz više obavljanja onog što je bitno, a manje onog što je hitno.
Zbog toga je od iznimne važnosti kompromis između ovo dvoje.
Osobe koje imaju problema sa organizacijom vremena rade samo stvari koje su hitne
Oni rade samo one stvari koje su hitne i važne, i stvari koje su hitne ali nisu važne.
S druge strane uspješni ljudi rade samo stvari koje su važne, bilo da su hitne ili nisu hitne.
Također, veoma važna a stvar koja direktno utiče na učinkovistost svakog rukovodioca je lična metodika rada.
Gotovo sve popratne posljedice intenzivnog rada i pritiska na poslu mogu se dovesti sa manjkavostima u načinu rada i upravljanja prioritetima.
Sistematičan i metodičan rad predstavlja ključ za iskorištavanje talenata, za transformaciju sposobnosti u rezultate, pa tako i u uspjeh.
Upravljanje vremenom i prioritetima je nešto što je u potpunosti individualno
Kada je riječ o dnevnom vremenu, svaki čovjek ima na raspolaganju jednako mnogo vremena.
Međutim, svijest o vremenu se razlikuje od čovjeka do čovjeka.
Vremena u jednom danu svi imamo isto, 86.400 sekundi
To je vrijeme koje će proteći, bez obzira da li mi spavamo, odmaramo, vrijedno radimo, uživamo ili bilo šta slično.
Da li je to mnogo ili da li je malo vremena zavisi od tome kako će koja osoba te sate iskoristiti, odnosno na koji način će planirati svoje vrijeme.
Generalno, planiranje neke aktivnosti ili projekta zahtjeva angažovanje resursa koji su nam na raspolaganju.
Resurse dijelimo u četiri kategorije:
1. Ljudi
2. Novac
3. Vrijeme
4. Informacije
Za razliku od ljudi, novca i informacija vrijeme je nenadoknadiv resurs.
Manjak ljudi može da se nadoknadi, do dodatnih informacija može da se dođe, novca također.
Sa druge strane, manjak vremena se od navedenih resursa najteže može nadoknaditi.
Naravno, veoma je bitno napraviti balans između kratkoročnog i dugoročnog planiranja, kao i između rigidnog i fleksibilnog planiranja.
Svojih se namjera nećemo uvijek moći pridržavati na način na koji smo zamislili.
Uvijek će se događati nepredviđene i hitne stvari, baš kao što ćemo uvijek iznova morati ili željeti izmijeniti vlastite prioritete.
Ako vi ne cijenite svoje vrijeme, nitko drugi neće
Svojim aktivnostima morate pokazati da Vam je vrijeme važno.
Kada drugi vide kako cijenite svoje vrijeme i oni će pokazati poštovanje, cijeneći ga također.
