Evaluacijom do održivih rezultata
Što nije zapisano, nije se dogodilo
Manager Projekti 04 lipnja, 2021
Izvor fotografije:
pexels.com

Kako ćete dokazati nešto, ako o tome nemate pisani trag. Ovaj naizgled sitni nedostatak često dovodi do puno većih izazova koji se teško rješavaju.

 

PROČITAJTE VIŠE: Kapital odnosa

 

Kako bi se uspostavila kontrola nad svim aspektima poslovanja, u standardima kvalitete postoji jedno pravilo koje glasi 'Što nije zapisano, nije se ni dogodilo'.

Sustavi upravljanja kvalitetom već su široko rasprostranjeni u poslovnom svijetu i dugi niz godina predstavljaju jedan od osnovnih pokazatelja profesionalnosti.

Međunarodni standard koji se najčešće spominje u ovom kontekstu je ISO 9001 i odnosi se na Sustav upravljanja kvalitetom poslovanja.

Uvođenje ovog standarda nije ograničeno određenim sektorom djelovanja, kao ni brojem zaposlenika unutar sustava koji se certificira. 

Prednost koju donosi uvođenje standarda ogleda se u jednostavnosti poslovanja. Zapisi koji se vode unutar organiziranog sustava su usklađeni i omogućavaju sljedivost svih provedenih aktivnosti.

U svakodnevnom radu pomaže u brzom pronalaženju podataka i olakšanoj komunikaciji između zaposlenika. 

Izazov koje se često veže uz vođenje zapisa je velika količina administracije i vrijeme utrošeno na zapisivanje.

 

 

Moguće je da dođe do ovih poteškoća, ako se sustav ne prilagodi postojećem sustavu u koji se uvodi.

Ponekada se uvode novi obrasci tamo gdje to nije potrebno ili dolazi do dupliranja zapisa, te se vode na 'stari' i 'novi' način i zbog toga otežavaju posao. Način na koji se ovo sprječava je jednostavno prilagođavanje novog sustava već postojećim aktivnostima. U praksi to znači da se zapisi mogu voditi na jednaki način kao i do tada, samo će taj zapis sada imati jednoznačnu oznaku.

Često se pogrešno misli da obrazac mora biti jedan zaseban papir i zbog toga se stvara nepotrebna količina dokumentacije koja dalje stvara poteškoće i u arhiviranju i u praćenju. Obrazac može biti i bilježnica ili radna lista u koju se svakodnevno unose podaci i to nije potrebno mijenjati, moguće je postojeću bilježnicu označiti brojem obrasca i numerirati broj stranica kako  bi se pratio i dokazao redoslijed. Iako je ovo samo jedan mali korak naprijed koji se može primijeniti u uvođenju organizacije sustava, pokazuje nam koliko je bitno sustav prilagoditi sebi, a ne prilagođavati se nečemu novom, jer standardi su tu da nam pomognu.

Kada je riječ o specifičnim zahtjevima certificiranja pojedinog sektora ili djelokruga rada unutar njega, primjenjuju se prilagođeni sustavi sa specifičnom namjenom.

Uzmimo za primjer prehrambenu industriju, gdje se u proizvodnom procesu može uvesti HACCP (Hazard analysis critical control points) sustav sigurnosti hrane koji se zasniva na analizi i kontroli potencijalnih rizika, dok se kontrola gotovog proizvoda vrši u laboratorijima koji su akreditirani prema normi ISO 17025 i općim zahtjevima za osposobljenost ispitnih i umjernih laboratorija.

 

 

Ovakvi kriteriji su razumljivi kada je sigurnost hrane u pitanju, jer ona može biti direktno vezana uz zdravlje potrošača. 

U slučaju da se utvrdi da je jedan proizvod na tržištu neispravan i predstavlja potencijalni rizik za potrošača.

Takav proizvod se u najkraćem mogućem roku treba povući s tržišta, a to se može napraviti samo ako se sa sigurnošću može provesti praćenje zapisa unatrag. Tako može se doći do otkrivanja uzroka neispravnosti i spriječiti njeno ponavljanje. 

Ovaj put može se proći samo zahvaljujući korektnom vođenju zapisa i u tomu je njihova vrijednost.

Dokumentacija i administracija nisu teret koji se provodi radi nekog drugog, oni su tu za nas i predstavljaju sigurnosnu mrežu u slučaju nepovoljnih situacija. 

Ako imate nekih pitanja o ovoj ili sličnim temama obratite mi se na [email protected] ili nam se pridružite u druženju i raspravi na instagram profilu @andrijana_evaluatorbih.

Andrijana Vučić

Autor opis: 
Prehrambeni tehnolog,magistrirala na sveučilištu u Sarajevu. U 16 godina radnog iskustva usko vezana uz oblast kontrole hrane i jačanja kapaciteta sustava. Evaluatorica u procesu pisanja i pripreme projekta.
Slika autora: 
O Autoru
Manager
Video
Specijalna bolnica Sv. Katarina
Centar za bolesti kralježnice - PLDD i kirurgija perifernih živaca
Specijalna bolnica Sv. Katarina
Dječja ortopedija – iskustvo pacijenta
Specijalna bolnica Sv. Katarina
Iskustva pacijenata