KOMPANIJE
Kako napraviti transformaciju fizičke arhive u elektronsku arhivu?
Manager.ba Regija 03 svibnja, 2018

Organizacije moraju voditi računa o čuvanju dokumentacije. 

Što je arhiva i arhivska građa?

Arhiva je skup, zbirka dokumenata, odnosno mjesto u organizaciji na kojem se čuvaju dokumenti organizacije. Arhivska građa se sastoji od akata, predmeta, dokumenata koji su izabrani za trenutno ili dugoročno čuvanje. Arhivska građa se treba pohranjivati na sustavan i siguran način kako se ne bi zagubila ili oštetila. 

Čuvanje dokumenata

Sve javne institucije, javna poduzeća, kao i sva pravna lica, odnosno porezni obveznici dužni su čuvati dokumentaciju. Činjenica je da se svakodnevno proizvodi velika količina poslovnih dokumenata u svakoj organizaciji. Količina poslovnih dokumenata raste iz dana u dan, npr. neki podaci koje donosi Gartner govore da godišnja stopa rasta nastale količine dokumenata u prosječnom poduzeću iznosi 25%. Briga o dokumentima, razmjena papirnih dokumenata unutar organizacije te pohrana dokumenata prema propisanim zakonskim rokovima iziskuje vrijeme i resurse. Također, za nepoštivanje rokova čuvanja plaćaju se kazne. Organizacije se susreću i sa nedostatkom kadra za upravljanje arhivom, nesređenom dokumentacijom, netočnom evidencijom arhivske građe, težim pristupom informacijama…
 
Čuvanje dokumenata mnogo je lakše uz elektronsku arhivu. 

Digitalizacija dokumenata

Prvi korak za elektronsko upravljanje dokumentacijom i arhivom predstavlja digitalizacija (skeniranje) dokumentacije. Digitalizacija predstavlja transformaciju papirnog (fizičkog) dokumenta u digitalni oblik. 

Proces digitalizacije zahtijeva nekoliko aktivnosti:

•    Pripremu dokumentacije za digitalizaciju; 
•    Bar kodiranje dokumentacije; 
•    Indeksiranje skenirane dokumentacije. 

Digitalizacija se može provesti na početku ili na kraju poslovnog procesa. Digitalizacijom na početku poslovnog procesa digitalizirani dokument svoj životni vijek unutar organizacije provodi u digitalnom obliku. 
Digitalizacijom na kraju poslovnog procesa digitalizirani dokument ima primarnu vrijednost za arhivsku građu. 

Digitalizacijom, ustvari, dokumente pretvaramo u digitalne slikovne zapise. Na takav način digitalizirani dokumenti postaju osnova za elektronsko upravljanje dokumentima. 

Elektronsko upravljanje dokumentacijom

Ne znači da skeniranjem dokumentacije možemo sa njom i upravljati. Nekada se potroši isto vremena tražeći elektronski dokument koliko i papirni. Potrebno je da putem aplikacije možemo lako pronaći dokumente, da imamo opciju pregledati ih, preuzeti i dijeliti. Unosom opisnih meta podatka poboljšava se uporabna vrijednost elektronskog dokumenta tj. dokument možemo lakše pretraživati, klasificirati i sl... Putem bar koda drastično se ubrzava prijem, kontrola, razmjena i otprema dokumentacije. 

Elektronsko upravljanje dokumentacijom osigurava automatizaciju i optimizaciju poslovnog procesa arhiviranja dokumentacije. 

Prednosti elektronskog upravljanja dokumentacijom: 

•    Ušteda prostora i potrošnog materijala (papir, toner…);
•    Manje vremena za obradu dokumentacije (uposlenici se mogu posvetiti važnijim zadacima);
•    Jednostavan i brz pristup informacijama;
•    Jednostavan i brz pristup dokumentaciji;
•    Jednostavnu distribuciju dokumentacije;
•    Kontrolu pristupa dokumentaciji i
•    Kvalitetnu zaštitu podataka. 

Svaka organizacija mora voditi računa o sigurnosti podataka.

Odgovorno upravljanje dokumentacijom danas predstavlja premisu sigurnosti podataka. Bilo kakva zloupotreba može donijeti organizaciji nesagledivu štetu. Dosta dokumenata sadrži važne poslovne, osobne, i druge podatke. Kvalitetan sustav za upravljanje dokumentima omogućuje zaštitu pristupa dokumentima u elektronskom obliku, odnosno omogućuje da dokumentima u elektronskom obliku mogu pristupiti samo ovlaštene osobe. Isto tako kroz ovakve sustave i pristup ovlaštenih osoba je evidentiran i u svakom trenutku su podaci zaštićeni. 

Danas se članice EU sreću i sa izazovom zaštite osobnih podataka – GDPR, a isto to čeka i nas u BiH u bliskoj budućnosti. Organizacije moraju znati gdje su koji podaci i u koju svrhu ih smiju koristiti. Isto tako, moraju biti u mogućnosti vrlo brzo ukloniti osobne podatke korisnika ukoliko se odluče da povuku privolu za njihovo korištenje. Nepoštivanje Opće uredbe o zaštiti osobnih podataka (GDPR) povlači velike kazne. 

Činjenica je da brigom o svojim podacima vi u stvari brinete o svom brendu i njegovoj vrijednosti. 

Dokumenti trebaju biti dostupni u realnom vremenu.

Elektronska arhiva

Zakonska regulativa kaže da se mora i dalje čuvati papirna verzija dokumenta. Međutim ono što se postiže elektronskom arhiv-om, a ne može fizičkom arhivom je:
•    Brzo i lako pronalaženje arhivske dokumentacije (na klik); 
•    Veća sigurnost pristupa arhivskoj dokumentaciji; 
•    Ubrzan proces popisa i evidencije arhivskog gradiva;
•    Ubrzan proces pohrane, pretraživanja i izlučivanja arhivske građe;
•    Vjerodostojne, pouzdane i za čuvanje prikladne zapise;
•    Manji broj „kopija od kopije“ što predstavlja uštedu prostora, vremena, tonera i papira. 
Kada se sve sagleda elektronska arhiva čuva vrijeme, a zna se da je vrijeme novac! 

Digitalna transformacija

Sa kojim izazovima se susreće bankarski sektor

Cilj svih organizacija, pa tako i banaka je automatizacija i optimizacija poslovnih procesa, te povećanje produktivnosti uposlenika. Ipak, najvažniji cilj je usluga klijentima. U današnje vrijeme digitalizacija daje mogućnost bankama da ispune svoj najvažniji cilj i pruže svoje usluge klijentima na brz i jednostavan način. 

Pored digitalizacije procesa usmjerenih ka klijentima, potrebno je poboljšati i digitalizirati i interne poslovne procese. I interni procesi utječu na isporučenu kvalitetu usluge klijentima. 

Jedan od internih procesa koje je potrebno digitalizirati je i arhiviranje dokumentacije. Banke se nalaze pred izazovom kontrole i čuvanja vrijednih dokumenata za poslovanje, a u isto vrijeme sa dokumentacijom pretrpanim poslovnicama. Rizik je dati na čuvanje dokumentaciju koja u stvari predstavlja novac, npr. kreditna dokumentacija, nekom drugom. Dodatni problem je praćenje dokumentacije koja se može izlučiti. Ukoliko se fizička dokumentacija pravodobno ne uklanja povećavaju se potrebe za skladišnim kapacitetom, i raste trošak manipulacije dokumentacijom. Rješenje za taj izazov je implementiranje elektronske arhive. 

Koje i od koga rješenje?

Rješenje elektronska arhiva - digitalizacija i arhiviranje dokumentacije!

Organiziran sustav za arhiviranje omogućuje upravljanje dokumentacijom na ispravan način, trošenjem manje vremena i samim tim uštedom novca.  

Najvažnije je kvalitetno rješenje i implementator sa iskustvom. IT sistemi – Nove Tehnologije d.o.o. http://www.itsistemi.com//indexhrv.html i eVision d.o.o. https://evision.hr/hr/Stranice/Default.aspx već imaju iskustvo u implementiranju sustava digitalizacije i upravljanje dokumentacijom u bankama: Zagrebačka banka d.d., Splitska banka d.d., OTP Banka d.d., Erste banka d.d. i UniCredit Bank d.d.. 

Naša rješenja pomažu klijentima da odgovore izazovu prekomjerne papirne dokumentacije i uvedu elektronsko upravljanje dokumentima i elektronsku arhivu, te zaštite svoje podatke. 
Zajedno sa vama odgovorit ćemo najbolje izazovu arhive dokumentacije shodno vašim potrebama. 

Video
PREDRAG ČOVIĆ, PREMIJER ZHŽ
Vratite se ovdje
Berislav Marszalek, Entrio
Imamo ljude koji strastveno rade...
februar 2024
ASA Bolnica Sarajevo